ボトルキープは、お客様をお店につなぎとめる一番わかりやすい仕組みです。同時に、管理を怠ると一番トラブルになる仕組みでもあります。「まだ残っていたはずだ」「期限なんて聞いていない」は、どちらもあとから証明しづらい話になります。
台帳に最低限これだけは残す
| 項目 | 無いとどうなるか |
|---|---|
| お客様の名前 | 誰のものか分からなくなる。同姓の常連がいると特に危ない |
| 銘柄 | 似た瓶を取り違える |
| 入れた日 | 期限を計算できない |
| 期限 | 「聞いていない」と言われたときに何も示せない |
| 残量 | 次に開けたときに揉める。写真があると一番強い |
| 置き場所 | 探す時間がそのまま人件費になる |
残量は、数字だけでなく写真を残すのが確実です。「7割」の感じ方は人によって違うので、文字だけだと同じ言葉で違うものを指してしまいます。
期限の決め方
法律で決まった期限はありません。お店が決めて、お客様に伝えて、その通りに運用します。よくあるのは3か月・6か月・1年です。
- 来店の頻度が高いお店ほど短くてよい（3か月でも回る）
- 来店の間隔が空きがちなお店で短くすると、期限切れのたびに気まずくなる
- 延長の条件（来店したら延びる／申し出があれば延びる）まで決めておく
伝え方のほうが大事
揉めるのは期限の長さではなく、伝わっていないことです。入れたその場で「いつまで」を口頭で伝え、台帳にも残す。可能なら、期限が近づいたときに一度連絡する。ここまでやっておけば、期限で処分することになっても納得してもらえます。
置き場所は「棚の番号」で持つ
「カウンター下の左」のような書き方は、書いた本人にしか分かりません。棚に番号を振って、番号で記録してください。新しく入ったスタッフでも探せるようになり、探す時間がそのまま減ります。
棚卸しは、期限より先に来る
台帳と現物が合っているかは、定期的に確かめないとズレていきます。ズレたまま放置すると、「あるはずのボトルが無い」が起きたときに、盗られたのか記録ミスなのかを切り分けられなくなります。月に一度でよいので、現物と突き合わせてください。
棚卸しでいちばん時間を食うのは、数えることではなく「台帳を探すこと」です。台帳が紙やExcelに分かれているお店ほど、ここに時間がかかります。
紙の台帳から移すとき
いま紙で運用しているなら、いきなり全部を移そうとしないでください。動いているボトル（直近半年で触っているもの）だけ先に移し、残りは棚卸しのタイミングで拾うほうが早く終わります。
NightPOS では、ボトルの登録・キープ・棚卸しをまとめて扱えます。どこまでできるかは機能一覧に書いてあります。